疫情期“在家辦公” 關(guān)鍵得做到這3件事
職場
2020/02/02 12:59:21 來源:微信公眾號：運(yùn)營研究社 119864閱讀
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2020/02/02 12:59:21 來源:微信公眾號：運(yùn)營研究社 119864閱讀
在 1 月 27 日國務(wù)院發(fā)出延長春節(jié)假期通知后，各地政府陸續(xù)出臺延遲上班通知。
蘇州率先要求本地企業(yè)開工延遲至正月十七，上海地區(qū)、廣東地區(qū)的企業(yè)返工時(shí)間不得早于 9 日 24:00……就在昨晚北京也宣布了延遲。
2 月 8 日是阻斷疫情傳播的關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)，不少公司，積極響應(yīng)政府號召，發(fā)布了全員內(nèi)部郵件推遲返工時(shí)間，更有公司直接放到了 3 月 15 日。
延長假期是為了控疫，但社會不能停轉(zhuǎn)。
我們發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)的假期延長通知里邊都有一條加粗說明：在家辦公。目前來看， 疫情要是能如期控制，2 月 3 日-2 月 7 日在家辦公，2 月 10 日復(fù)工成了巨大多數(shù)公司的主流選擇。
那么問題來了，平日在辦公室里都有可能焦頭爛額，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公要怎么保證產(chǎn)出呢？對企業(yè)來說，組織不好協(xié)同辦公，相當(dāng)于白白浪費(fèi)了 10 天時(shí)間，對于員工來說，做不好在家辦公，相當(dāng)于沒給今年的工作開個(gè)好頭。
接下來 10 天左右的在家辦公，你知道怎么應(yīng)對沒？
一
對于習(xí)慣了在同一空間辦公的企業(yè)和員工來說，遠(yuǎn)程辦公的高效配合問題，不是安裝一個(gè)企業(yè)微信、阿里釘釘、飛書就能夠解決。
你面臨的遠(yuǎn)程辦公問題，不在于公司選擇的協(xié)同辦公工具，也不在于個(gè)人自覺性高低。
遠(yuǎn)程辦公效率的高低考驗(yàn)的是企業(yè)的組織能力。
對于擁有組織能力的企業(yè)來說，在家辦公的效率不是問題，依然可以讓業(yè)務(wù)快速增長。比如最近朋友圈有篇熱傳的文章《17年前阿里全員隔離，馬云是怎么熬過非典的》，就是在講阿里巴巴在面臨全員都被隔離，400 多位員工都在家辦公的情況下，怎樣依靠組織能力，不僅避開了業(yè)務(wù)災(zāi)難，還推出了殺手級產(chǎn)品淘寶。
相反的，對于當(dāng)下業(yè)務(wù)模擬兩可，職責(zé)不清的中小企業(yè)和新業(yè)務(wù)部門來說，遠(yuǎn)程辦公可能會要了它的命。同時(shí)，對于身處其中的人來說，延長的假期會是一種煎熬。
如果此刻你對自己接下來，如何開展遠(yuǎn)程辦公，還一臉懵逼，但又想在 2020 年為自己開個(gè)好頭，按照下面我要提的一些建議，相信即使是臨時(shí)抱佛腳也可以幫助到你。
二
剛剛，我提到遠(yuǎn)程辦公效率的高低看的是組織能力。想要扛住遠(yuǎn)程辦公對自己的考驗(yàn)，當(dāng)下最關(guān)鍵的是做到圍繞業(yè)務(wù)進(jìn)行人員（精力）分配與人效管理。
看不太懂？沒關(guān)系，簡單來說就是做到 3 件事。
第一件事是梳理出可以繼續(xù)推進(jìn)業(yè)務(wù)。
受當(dāng)下肺炎疫情影響，有些行業(yè)受到了嚴(yán)重打擊，餐飲、酒店、旅游、線下教育、線下商場，甚至包括珠寶奢侈品、肉制品消費(fèi)等等，在 Q1 季度收入基本腰斬。
就算你不在這些受影響最嚴(yán)重的行業(yè)，也會有很多業(yè)務(wù)是不能落地的，尤其是需要聚集人群才能夠交付的服務(wù)。比如，運(yùn)營研究社在 2 月底計(jì)劃開展的開年大課，我是會將它列為暫緩業(yè)務(wù)，會議型業(yè)務(wù)預(yù)計(jì)最早要到今年 4-6 月份才能夠復(fù)蘇。
不能做的業(yè)務(wù)，就別鋪人力上去了，根本沒有人效可言。建議你也去排查下，哪些業(yè)務(wù)是需要暫緩的，哪些業(yè)務(wù)是如期上線的，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公第一件事，就專門拿它們出來討論。
圍繞可落地、有產(chǎn)出業(yè)務(wù)進(jìn)行推進(jìn)，工作產(chǎn)出有了 60% 以上的保證了。
第二件事是提升遠(yuǎn)程辦公的主動性。
遠(yuǎn)程辦公在開展中一個(gè)最棘手的問題是，我們不知道同事們是否在線，是否可以及時(shí)的配合到自己的工作。
如果你的公司對每個(gè)同事有明確的業(yè)績考核，其實(shí)大家遠(yuǎn)程辦公的主動性應(yīng)該是可以保障的，但是，據(jù)我所知很多中小企業(yè)都是老板來主觀做員工價(jià)值評判的，很多崗位其實(shí)是沒做到責(zé)任到人的，運(yùn)營就是一個(gè)典型代表。
對于沒背 KPI 的崗位，我們怎么樣提升遠(yuǎn)程辦公的主動性呢？
一個(gè)快速有效的，也推薦大家日常養(yǎng)成的辦法——寫日報(bào)。
用日報(bào)的方式對我們來說，可以很好的督促自己的工作，對公司來說，可以很好的知曉每個(gè)員工的工作清楚，部門之間也可以更好的做配合。
簡單說一些日報(bào)的內(nèi)容設(shè)置技巧，它作為一天工作的總結(jié)，需要包含的今日數(shù)據(jù)結(jié)果、今日工作細(xì)項(xiàng)、明年工作安排，以及當(dāng)下業(yè)務(wù)遇到的難題。日報(bào)抄送給主管，中小企業(yè)非常時(shí)期也可以抄送給老板。
寫日報(bào)最笨的方法，也是提升主動性最快的捷徑。
第三件事是避免來回的無效溝通。
越是重要的工作，越是需要多人的配合。如果現(xiàn)在你手上做著對公司來說非常重要的工作，那么，遠(yuǎn)程辦公就非常考驗(yàn)?zāi)愕捻?xiàng)目管理能力了。
我發(fā)現(xiàn)很多人在項(xiàng)目管理，在與同事溝通配合時(shí)，給到的都是目標(biāo)，而且屬于邊界模糊的目標(biāo)。
比如運(yùn)營跟設(shè)計(jì)同學(xué)說，我要一張用于朋友圈宣傳的海報(bào)。這就是一個(gè)非常模糊的目標(biāo)，在線下來來回回溝通需要 1-2 天才能夠做到的，如果線上用這種方式溝通的話，可能需要 2-4 天甚至更久，效率非常低。
所以，我的建議是，無論你團(tuán)隊(duì)管理者，還是一線員工，在做溝通時(shí)，要把目標(biāo)拆解成一個(gè)個(gè)任務(wù)。
每個(gè)任務(wù)除了要給到具體文字說明、完成時(shí)間，還要給到任務(wù)背景描述，如果能夠給到一個(gè)參考方向和標(biāo)準(zhǔn)就更好了。
寫文章， 你要給到配合同事文章框架，做海報(bào)，你要給到配合同事海報(bào)文案（視覺參考），做活動，你要給到配合同事分工甘特圖.....
三
遠(yuǎn)程辦公，免不了需要一些工具。自從國務(wù)院宣布延長假期，一些提供遠(yuǎn)程協(xié)作辦公軟件的企業(yè)，爭先恐后的宣布對外開放免費(fèi)服務(wù)項(xiàng)目，為大家“在家辦公”提供技術(shù)支持。
阿里釘釘、企業(yè)微信、美團(tuán)大象、頭條飛書、石墨文檔、小魚易連，你能夠想到的都來了。
到底選擇哪個(gè)工具來協(xié)同辦公呢？
我的觀點(diǎn)是“要建一套房子，別造一個(gè)衣架”。
遠(yuǎn)程辦公效率的高低看的是組織能力，然而，很多工具都僅僅只是在解決單點(diǎn)的遠(yuǎn)程協(xié)同問題。目前，能夠倒逼你建立組織能力，幫助你為企業(yè)在線上“建一套房子”的辦公軟件是企業(yè)微信、阿里釘釘、頭條飛書。
它們是基于騰訊、阿里、頭條的這三家優(yōu)秀的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，組織能力實(shí)踐沉淀來的遠(yuǎn)程辦公協(xié)作軟件。
不僅都有部門設(shè)置、在線溝通的基礎(chǔ)功能，還有很多配套的在線協(xié)同辦公工具，什么視頻會議、在線編輯文檔、日報(bào)匯總、會議通知，你能夠想到的遠(yuǎn)程辦公功能，基本都覆蓋到了。
關(guān)于 3 款協(xié)同辦公軟件的選擇，我推薦有兩個(gè)決策維度，第一，這 3 個(gè)協(xié)同辦公軟件對應(yīng)的是三個(gè)當(dāng)下非常重要的平臺，你當(dāng)下或者將來想要在哪個(gè)商業(yè)操作系統(tǒng)上深耕；第二，這 3 個(gè)協(xié)同辦公軟件對應(yīng)的是三家當(dāng)下非常優(yōu)秀的企業(yè)，你當(dāng)下或者將來想要拿哪家企業(yè)當(dāng)作自己的標(biāo)桿。
只要你的員工數(shù)量超過 20 個(gè)人，不管你最終選擇哪個(gè)，今天你都是對的。
四
在線辦公的問題，不在于辦公工具，也不在于員工自覺性，而是在于企業(yè)的組織能力。
身處在一個(gè)有組織能力的企業(yè)里，個(gè)體想要偷懶都難。
參考本文提到的梳理重點(diǎn)落地的業(yè)務(wù)、通過日報(bào)（或者晨會）的方式解決員工在線問題；將目標(biāo)拆解成任務(wù)、且給到參考方向，配合阿里釘釘、企業(yè)微信、頭條飛書等工具，基本上你的在線辦公效率就穩(wěn)了。
2020 年疫情開局，中小企業(yè)會更難。希望今天這篇遠(yuǎn)程辦公的文章，可以幫助你和團(tuán)隊(duì)達(dá)成一些工作上的共識，共度當(dāng)下難關(guān)。
